社内新年会の開催が決まり、メールやFAX等で案内文を発送するときの案内書の作成ポイントを紹介しています。社内の人が全員閲覧できる場合は直接メールで送付してもよいと思います。全員が見れない場合はワード等で作成し、添付送付して先方で回覧してもらいましょう。
新年会の社内案内文書を発送するときのポイント
新年会の社内案内文書の基本構成としては、【1】新年会のタイトル【2】参加しやすくする案内文【3】具体的な日時・場所・会費・集金方法【4】出欠の取り方。
予定を入れられないよう、早めに日時を決定し通達をしましょう。また、出欠の有無の締切も明確にし、幹事が効率的に対応ができるようにすることがポイントです。
新年会の社内案内文書テンプレート
令和○○年○○月○○日
社員各位
総務部 山田太郎
新年会のお知らせ
毎年恒例の新年会を下記の要領で開催するので、お知らせいたします。
新年を迎え、公私ご多忙のことと思いますが、各自予定を調整してご参加ください。
記
1.日 時 ○○月○○日（土）午後7時より
2.場 所 居酒屋○○店 （東京都足立区西新井○－○－○）
電話 03-3856-XXXX
3.会 費 1人 4,000円（会費は当日集金します）
予約の関係がありますので、○○月○○日までに幹事まで出欠をお知らせください。
幹事 総務部 山田太郎
新年会への出欠の確認の仕方
社内伝達にグループウェアを利用している場合は「出欠は○○月○○日までに、社内グループウェアの掲示板に書き込んでください」と、追加します。
回覧の場合は、回覧文の余白に名簿をつけて、各自のサインやチェックマークで出欠の確認をすると効率的になります。また、返信の担当者を明確にしておくことが大事になります。
新年会への欠席者への配慮
会社によっては、欠席者が多く出ると雰囲気が悪くなったり、あとで嫌味を言われるなんてこともあるのではないでしょうか。幹事は欠席の理由を把握し、あとで上司などに聞かれたとき、正当な理由や仕方がないと思わせるように伝えるなど配慮してあげてください。
安っぽい理由で休まれては、私（幹事）が困る。と、いう方はパワハラにならないように気をつけてくださいね。
