イベント開催中止のお知らせの社内文書の書き方

ビジネス文書

新型コロナウイルス感染症の感染が全国的に拡大していて、急遽新年会や送別会などのイベントが中止になったときの社内文書のポイントを紹介します。仕方がないこととはいえ、楽しみにしていた方やその時間を予定していた方に対して失礼がないように丁寧な案内文にしましょう。また、プライベートでの飲食を伴うイベントへの自粛を促すなど、会社としてのコンプライアンスに合わせた文章も添えると良いでしょう。

イベントが中止になったときの社内文書の書き方

イベントが中止になったときの基本構成としては、【1】中止の理由【2】社内向けではあるが丁寧に【3】予定していてくれた感謝の言葉【4】次回への展望。形式的な文書ではなく、相手が仕方がないと感じてもらえることを大事にしましょう。感染症が落ち着いたあと、同様のイベントを開催することがあったときに、参加したくなってもらえることも重要なポイントとなります。

例1.イベントが中止になったときのひな型(新年会中止編)

令和6年1月10日

事業所責任者 殿

総 務 部
新年会中止のお知らせ

謹んで新春のお慶びを申し上げます。
本年も宜しくお願いいたします。

さて、新型コロナウイルス感染症拡大防止により、今年の新年会につきまして感染症の拡大状況を鑑み、やむなく中止させて頂くこととになりました。
業務多忙のおり、各位におかれましては時間調整をしていただいたにも関わらず、大変心苦しく感じています。
年頭にあたり、会社の進むべき方向性を従業員の方へ共有していくため、次年度は開催したいと考えておりますので、どうそよろしくお願いします。
また、急激な感染拡大が見込まれるため、プライベートでの飲食を伴う会合はなるべく控え、やむを得ず参加する場合は感染防止策を講じていただくようにお願いします。

例2.イベントが中止になったときのひな型(送別会中止編)

社員各位

送別会中止のお知らせ
人事部 山田花子

さっそくですが、以前から予定していた送別会につきましては、新型コロナウイルス感染症拡大防止により開催を見送らせていただくことになりました。
皆様には、お時間を開けていただいたのにも関わらず、急な決定で大変申し訳ございません。
〇〇さんには大変お世話になりましたので、違ったかたちで感謝を伝えていきたいと考えております。決まりましたらご連絡させていただきます。
感染拡大が全国的に広がっております。感染対策を行っていただくなど、体調管理にご留意していただくようにお願いいたします。

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