カタログ送付、商品送付、見積書、入金遅延など、メールで催促をするときの書き方のポイントは、感情的にならずに事実を伝え、相手に行動を促すようにします。納品の締め切りが遅れた時点で速やかに連絡し、丁寧な言葉で事実を伝え、怒りをぶつけないようにし相手の怒りを買わないようにしましょう。
催促メールを送信するときの注意点
催促メールの基本構成としては、【1】お礼【2】事実を客観的に書く【3】困惑の状況、心境【4】要望を伝える【5】対応を促す。書き方の目的は、相手の行動を自発的に促し、取引関係の改善をはかってください。注意点としては、現状や事実を客観的に伝え、要望を具体的に示してください。また、相手に逃げ道を用意する一文を入れるのがポイントです。
例1.催促メールを送信するひな型（入金遅延編）
件名【○○代金の支払いについて】
○○株式会社 経理部
山田太郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○、総務部の佐藤一郎です。
さて、2月9日付にて請求書をお送りいたしました○○代金、3万6千円ですが、
お約束の3月5日（金）を過ぎました現在、ご入金の確認ができておりません。
何かの手違いかと存じますが、どうぞご確認のうえ、
早急にお支払いくださいますようにお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでご入金の際は、失礼をお許しください。
取り急ぎ、お願いまで。
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株式会社○○ 総務部
佐藤一郎（さとういちろう）
〒123-0841 東京都足立区西新井○－○－○
TEL 03-3856-XXXX FAX 03-3856-XXXX
kabusikagaisha@OOOO.co.jp
http://www.XXXX.co.jp/
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例2.催促メールを送信するひな型（商品送付遅延編）
件名【○○商品ついて】
○○株式会社 営業部
山田太郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○、管理部の佐藤一郎です。
さて、2月9日付で発注いたしました「○○商品」5台ですが、
その後どのようになっておりますでしょうか？
納期をすでに1週間過ぎておりますが、まだ商品が納入されておりません。
また、この件につきまして遅延のご連絡もいただいておりません。
何かとご多忙かとは存じますが、本日中に遅延のご事情と納品予定日を
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでご発送いただいております場合は、なにとぞご容赦ください。
取り急ぎ、ご連絡まで。
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株式会社○○ 管理部
佐藤一郎（さとういちろう）
〒123-0841 東京都足立区西新井○－○－○
TEL 03-3856-XXXX FAX 03-3856-XXXX
kabusikagaisha@OOOO.co.jp
http://www.XXXX.co.jp/
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