社内にメールで送る歓迎会の案内文

ビジネスメール

社内文書は、社内での伝達を円滑にする文章のため、内容の正確性と簡潔さが重要になります。また、要件が実際にどれだけ伝わっているかという伝達度合いも重要になります。それには、5W3H(誰が、いつ、どこで、いくら)で文章を構成するように心がける必要があります。



案内メールを送信するときの注意点


歓迎会の案内メールの基本構成としては、【1】何の案内かを分かりやすく明記する【2】案内する魅力を強調する【3】積極的に出席や参加を促す。また、適度な敬語の使い方もポイントです。あまり敬語を使いすぎると回りくどくなり、伝わりづらく連絡ミスに繋がります。適度な敬語を用いて、社内コミュニケーションが円滑にする気配りが大切です。

例1.歓迎会の案内メールを送信するひな型


件名【新入社員歓迎会のご案内】

社員各位

お疲れ様です。

人事部の佐藤一郎です。

新入社員歓迎会のご案内です。

今年は、男子4名、女子3名、計7名の新入社員が入社します。
入社式後に、本社にて1週間の研修を行ったあと、各部署へ配属されます。

つきましては、
新社会人を歓迎し、社内の親睦を深めるため以下の通り歓迎会を開催します。

お忙しい時期ですが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。

なお、会場準備の都合上、3月20日(水)までに、参加の有無を返信してください。

なにとぞよろしくお願いします。

日時:4月1日(月)19時~21時
場所:台東北ホテル 2階広間  東京都台東区北浅草7-7-7
会費:4,000円
幹事:人事部 佐藤


※上記、人名・ホテル名・住所等は、架空によるものです。

ワンポイントアドバイス

会社によっては決まった様式や過去に先輩が送った履歴があるかどうか確認してみましょう。ある場合は、会社の様式に沿って文章を作成するほうが無難です。また、作成したチラシを添付したり、会場のホームページのURLを貼り付けて送ることも伝わりやすくなり良いでしょう。

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