社内メールは、伝えたい内容を正確に表現しましょう。長い文章になってしまうと真意がどこにあるのか見当がつかなくなってしまいます。短い文章で、正確に相手へ要件を伝え、具体的に表現するこが大切です。
案内メールを送信するときの注意点
送別会の案内メールの基本構成としては、【1】参加を呼び掛けるやさしい感じにする【2】期日、場所等は箇条書きにする【3】会の魅力をできるだけ伝える。また、詳細についてまだ案内ができない状態でも、期日や場所だけは早めに案内するようにしましょう。
例1.送別会の案内メールを送信するひな型
件名【送別会のご案内】
社員各位
お疲れ様です。
人事部の山田花子です。
送別会のご案内です。
このたび、販売部の佐藤一郎さんが東京本社に転勤することになりました。
つきましては、
これまでお世話になった感謝の意を込めて、以下のとおり送別会を開催したいと思います。
佐藤さんの新たな門出にエールを送りましょう。
皆様、ぜひご出席ください。
日時：3月21日（金）18時～20時
場所：横浜タワーランドホテル 5階レストラン
横浜市東区みなとみらい5-22-19
地図 http：//www.〇〇〇.co.jp
会費：4,500円
幹事：人事部 山田
なお、参加希望の方は、3月7日（金）までに、参加の有無を返信してください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
人事部 山田花子（やまだはなこ）
TEL 045-731-XXXX
内線 233
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※上記、人名・ホテル名・住所等は、架空によるものです。
例2.送別会の案内メールを送信するひな型
件名【送別会のご案内】
事業所責任者 殿
各事業所責任者の皆様お疲れ様です。
総務の山田花子です。
おまたせしました、送別会の詳細が決まりましたのでお知らせいたします。
業務多忙のことと思いますが時間調整のうえご参集頂きますようお願いいたします。
なお、都合により参加が難しい方や開始時間に間に合わない方は小職まで連絡願います。
日時：4月1日（月）19時～21時
場所：台東北ホテル ２階広間 東京都台東区北浅草7－7－7
会費：4,000円
幹事：総務 山田
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
総務 山田花子（やまだはなこ）
TEL 045-731-XXXX
内線 233
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※上記、人名・ホテル名・住所等は、架空によるものです。
ワンポイントアドバイス
送別会などでは、参加者に対して、お酒が出ることが多いと考えられます。そのようなときは、「酒色の用意があるので車での来場は遠慮してください」と、一言付け加えるようにしましょう。
