会社都合で異動・退職を伝えたい場合は、ビジネス文書のなかでも取引先や同業者、顧客などの関係者に伝える重要文書なので、しっかりと丁寧に書きましょう。用件を中心に簡潔にまとめ、くどくならないようにしましょう。
異動・退職を伝えるときの書き方のポイント
異動・退職を伝える文を書くときのポイントとしては、【1】格調高い丁寧な表現【2】簡潔にまとめる【3】今後の抱負 【4】最終的にどうなるのか。組織変更の場合は従来の組織変更と組織形態が明確にわかるよう整理して記載しましょう。
例１. 役員異動した社長から取引先へのあいさつ
拝啓 酷暑の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格段のお引き立てにあずかり深く感謝申し上げます。
さて、7月31日付けの弊社臨時株主総会ならびに取締役会におきまして、検討の結果、経営体制を一層強化するため、別紙の通り社内組織の変更ならびに役職員の一部異動を決定させていただきました。
つきましては、この新組織により、さらに社業の発展に邁進いたす所存でございますので、今後ともなお一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
令和6年7月5日
○○株式会社
取締役社長 山田 太郎
新組織実施日 令和6年8月1日
新組織表および新役職員 別紙
例2. 退職する社員の上司から担当会社へのあいさつ
拝啓 炎暑の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素はひとかたならぬご厚情にあずかり厚くお礼申し上げます。
さて、このたび貴社の担当でありました佐藤一郎は、一身上の都合により7月末をもちまして円満退社いたすことになりました。入社以来長年にわたり賜りましたご厚情の数々、本人ともに深く感謝いたしております。
なお、後任には8月1日より山田花子があたらせていただくことになりました。
早速、山田本人があいさつにおうかがいする予定ではございますが、まずは書面をもちましておしらせ申し上げます。
今後とも一層のご高配を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和6年7月20日
○○株式会社
営業課長 佐藤 太郎
ワンポイントアドバイス
「拝啓」「謹啓」などの頭語と時候のあいさつ、結語などを入れて構成してください。説明が多くならないように簡潔にし、今後の抱負とともに支援をお願いする構成にすると良いでしょう。退職後無関係な場合は、一切関係が無くなることをハッキリ伝えることも重要になります。
