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年末調整に関するお知らせの社内文書の書き方と案内書のテンプレート

年末調整

年末調整の配偶者控除や保険料控除申告書の準備をする時期となりました。手渡しやメール・FAX等で案内文を発送するときの案内書の作成ポイントを紹介しています。毎年回収後に記載ミスが発生する注意ポイント等も記載し、各営業所の責任者にも分かりやすく具体的な例を上げています。



年末調整に関する社内案内文書を発送するときのポイント


年末調整に関する社内案内文書の基本構成としては、【1】タイトル【2】扶養者控除等申告書の注意点【3】配偶者控除等申告書の注意点【4】保険料控除申告書の注意点【5】提出期限。提出期限に間に合わせるように、早めに日時を決定し通達をしましょう。また、保険料控除申告書の場合は、保険会社から郵送されるハガキの確認も早めにすることがポイントです。


年末調整に関する社内案内文書テンプレート


令和2年10月○○日

営業所責任者 各位
総務部 山田太郎

             令和2年度 年末調整に関するお知らせ

令和2年度の年末調整を下記の通り実施いたします。毎年記載ミスが散見されるので、以下の事項を確認のうえ準備してください。従業員の方へ申告書類に必要な各種証明書や三文判の事前準備を通知してください。申告書類は11月初旬に配布する予定です。

1.年末調整対象者一覧表は9月末時点の登録状況となっています。
① 弊社に提出する方がどうかの確認
② 既に退職された方が一覧に載っている場合は報告してください。

2.扶養者控除等申告書(記入例はホームページを参照してください)
① 勤労学生は申告書C欄、勤労学生に○印をし、学生証を裏面に添付してください。
② 令和2年1月以降に入社した方は、前職分の源泉徴収票写しを裏面に添付してください。
③ 控除対象配偶者・控除対象扶養親族の所得見積額欄は、必ず記入してください。(平成30年中の所得金額。所得が無い場合は0円と記入)
④ 他社に提出する方や確定申告を自分で行う方は提出不要。
⑤ 16才未満の扶養親族は、住民税に関する事項欄に記入。

3.配偶者控除等申告書(記入例はホームページを参照してください)
① 配偶者控除または配偶者特別控除の適用者のみ提出してください。
② 記入例参照のうえ控除額を算出し、必要事項を漏れなく記入してください。
③ 配偶者の所得が無い場合でも0円と記入してください。

4.保険料控除申告書(記入例はホームページを参照してください)
① 記入例参照のうえ控除額を算出し、必要事項を漏れなく記入してください。
② 裏面に添付する各証明書は、糊付けしてください。

5.提出期限 11月15日(木)厳守。


年末調整に関する注意点

印鑑は必ず三文判で押印してください。記入漏れや算出ミス等は、必ず営業所の責任者または担当者がチェックし必要であれば書き直しをしてください。勤労学生や初めて提出する方については、営業所の責任者または担当者が付いて記入させることをおすすめします。

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